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BWA auswerten: in sechs Schritten

Eine BWA auszuwerten heißt, die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung zu prüfen, Abweichungen zu Vorjahr oder Plan zu erklären und daraus Folgen für Ergebnis und Liquidität abzuleiten. Eine BWA ist schnell gelesen, aber erst ausgewertet wird sie nützlich: Stimmt die Zahl überhaupt, wo kommt die Abweichung her und was heißt sie für das Geld auf dem Konto? Die sechs Schritte unten führen von der Monats-BWA zu wenigen klaren Fragen, die man mit der Kanzlei oder im Betrieb klären kann.

Für SKR03 und SKR04, BWA-Aufbau nach DATEV-Form 01. Stand: November 2026.

Was Sie brauchen

Drei Unterlagen reichen: die aktuelle BWA mit Monats- und kumulierten Werten, dieselbe BWA des Vorjahres oder die Vorjahresspalte und die Summen- und Saldenliste zum selben Stichtag. Die Saldenliste zeigt, welche Konten hinter einer Zeile stehen, wenn eine Zahl nicht passt. Wie die Zeilen der BWA entstehen, erklärt BWA lesen.

Schritt 1: Prüfen, ob die BWA vollständig ist

Bevor man eine Zahl deutet, muss klar sein, was gebucht ist. Vier Fragen klären das:

• Bis zu welchem Tag sind Bank, Kasse und Rechnungen gebucht?
• Sind die Abschreibungen monatlich gebucht oder erst im Jahresabschluss?
• Sind Bestandsveränderungen und unfertige Arbeiten erfasst?
• Sind große jährliche Posten (Versicherungen, Boni, Urlaubsrückstellung) auf die Monate verteilt?

Fehlen Abschreibungen oder verteilte Jahresposten, ist das vorläufige Ergebnis unterjährig zu hoch; fehlen Bestandsveränderungen, kann es auch zu niedrig sein. Das ist kein Fehler der Kanzlei, sondern eine Frage der Absprache; man sollte es nur wissen, bevor man vergleicht.

Schritt 2: Das Ergebnis nach Stufen lesen

Nicht beim vorläufigen Ergebnis anfangen, sondern oben: Gesamtleistung, Rohertrag, betrieblicher Rohertrag, Betriebsergebnis, vorläufiges Ergebnis. Jede Stufe beantwortet eine eigene Frage: Wie viel wurde geleistet? Wie viel bleibt nach Material und Waren? Wie viel bleibt nach den laufenden Kosten? Was kommt außerhalb des Kerngeschäfts dazu? So sieht man, auf welcher Stufe sich etwas verschoben hat.

Schritt 3: Mit dem Vorjahr und dem Plan vergleichen

Eine Zahl allein sagt wenig. Erst der Vergleich mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres oder mit dem Plan zeigt, ob sie gut oder schlecht ist. Die kumulierte Spalte ist dafür besser geeignet als der einzelne Monat, weil sich verschobene Rechnungen über mehrere Monate ausgleichen. Wer einen Plan hat, stellt ihn daneben: Soll-Ist-Vergleich. Über mehrere Jahre hilft der Mehrjahresvergleich.

Markieren Sie nur die Zeilen, deren Abweichung in Euro und in Prozent spürbar ist. Kleine Konten mit großen Prozentzahlen lenken sonst von den Posten ab, die wirklich zählen.

Schritt 4: Kennzahlen bilden

Kennzahlen machen Monate und Jahre unterschiedlicher Größe vergleichbar. Für die Erfolgsrechnung genügen meist vier:

Der betriebliche Rohertrag enthält zusätzlich sonstige betriebliche Erlöse. Im Beispiel unten fehlen solche Erlöse; beide Rohertragsgrößen sind dort gleich.

Banken rechnen die Umsatzrendite meist mit dem Ergebnis vor Steuern und den Umsatzerlösen; beide Zeilen stehen weiter unten in der BWA.

Steigt der Umsatz, aber sinkt die Rohertragsquote, wächst das Geschäft auf Kosten der Marge. Weitere Kennzahlen mit Formel und den Stellen, an denen sie täuschen: Kennzahlen aus BWA und Saldenliste.

Schritt 5: Vom Ergebnis zum Geld

Die BWA zeigt Erträge und Aufwendungen, keine Zahlungen. Tilgungen, Investitionen, Privatentnahmen, die Einkommensteuer des Inhabers und offene Forderungen erscheinen dort nicht als Kosten, binden aber Geld; Steuervorauszahlungen fallen zeitlich anders als der Aufwand. Wer wissen will, warum trotz Gewinn das Konto knapp ist, rechnet vom Ergebnis zum Zahlungsstrom: Kapitalflussrechnung aus der BWA und Liquiditätsplanung. Ob die Raten aus dem Ergebnis bezahlt werden können, zeigt die Kapitaldienstfähigkeit.

Schritt 6: Das Jahr hochrechnen und Fragen festhalten

Zum Schluss der Blick nach vorn: Wo landet das Jahr, wenn es so weitergeht? Die einfache Rechnung teilt durch die Monate und nimmt zwölf; die genauere rechnet die Restmonate wie im Vorjahr: Hochrechnung aus der BWA.

Das Ergebnis der Auswertung sind wenige Fragen, nicht ein langer Bericht. Zum Beispiel: Warum ist die Rohertragsquote um zwei Punkte gefallen? Sind die Abschreibungen schon gebucht? Reicht das Geld für die Tilgung im Winter? Diese Fragen nimmt man in das Gespräch mit der Kanzlei oder der Bank mit: Bankgespräch vorbereiten.

Ein Beispiel mit runden Zahlen

Ein Betrieb nach neun Monaten, kumuliert, ohne sonstige betriebliche Erlöse:

Die Gesamtleistung liegt 20.000 € oder 5,3 % über dem Vorjahr, das Betriebsergebnis aber 7.500 € darunter. Schritt 4 zeigt, warum: Mit der Rohertragsquote des Vorjahres von 62 % wären es 248.000 € Rohertrag gewesen, also 8.000 € mehr. Dazu sind die Personalkosten um 10.300 € oder 8,6 % gestiegen, schneller als der Umsatz.

Schritt 1 ändert das Bild noch einmal: Bucht die Kanzlei die Abschreibungen von 24.000 € im Jahr erst im Abschluss, fehlen nach neun Monaten 18.000 €. Das Betriebsergebnis läge dann eher bei 22.000 € oder 5,5 % der Gesamtleistung. Für den Vergleich mit dem Vorjahr zählt nur, dass beide Jahre gleich gebucht sind. Die Fragen für das Gespräch: Woher kommt der Margenverlust, und sind die Abschreibungen schon enthalten?

Drei Stellen, an denen die Auswertung täuscht

• Einzelne Monate. Eine Rechnung, die einen Tag später gebucht wird, verschiebt den Monat stark und das Jahr gar nicht. Für Urteile die kumulierte Spalte nehmen.
• Anders gebuchte Vorjahre. Hat die Kanzlei gewechselt oder die Buchungsweise geändert, vergleicht man zwei verschiedene Dinge. Erst angleichen, dann vergleichen.
• Quoten ohne Euro. Eine Kostenart, die sich verdoppelt, kann trotzdem unwichtig sein, wenn sie klein ist. Immer Euro und Prozent zusammen ansehen.

Häufige Fragen

Wie oft sollte ich die BWA auswerten?

Jeden Monat kurz, sobald die BWA da ist: Vollständigkeit, Ergebnis nach Stufen und die größten Abweichungen zum Vorjahr. Gründlich mit Kennzahlen, Liquidität und Hochrechnung reicht meist im Quartal und vor Bankgesprächen.

Warum weicht die BWA stark vom Vorjahr ab, obwohl sich wenig geändert hat?

Häufig liegt es an der Buchung, nicht am Geschäft: eine Rechnung im falschen Monat, Abschreibungen einmal monatlich und einmal erst im Abschluss gebucht oder eine Bestandsveränderung, die nur in einem Jahr erfasst ist. Darum steht die Prüfung der Vollständigkeit vor jedem Vergleich.

Welche Kennzahl ist die wichtigste?

Es gibt keine einzelne. Für die meisten Betriebe sagen Rohertragsquote und Personalkostenquote zusammen am meisten, weil sie zeigen, ob vom Umsatz genug übrig bleibt und wohin es geht. Eine Kennzahl ist erst im Vergleich mit dem Vorjahr oder dem Plan aussagekräftig.

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