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Reisekostenquote berechnen
Die Reisekostenquote setzt die abgegrenzten gebuchten betrieblichen Reiseaufwendungen ins Verhältnis zur Gesamtleistung derselben Periode. Sie macht den Anteil der gewählten Reisekosten an der betrieblichen Leistung sichtbar. Fahrt, Übernachtung und Verpflegung werden dafür nach ihrer tatsächlichen Buchung zusammengestellt.
Stand: 4. November 2026.
Formel
Reisekostenquote = abgegrenzte betriebliche Reiseaufwendungen ÷ Gesamtleistung × 100
Zum Zähler gehören die abgegrenzten gebuchten Reiseaufwendungen derselben Periode. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten bilden hier die drei Aufwandsgruppen. Für die Verpflegung heißt das Konto meist Verpflegungsmehraufwand. Reisenebenkosten wie Parkgebühren gehören ebenfalls dazu. Kilometergeld für private Autos der Beschäftigten steht meist bei den Reisekosten, nicht bei den Kfz-Kosten. Legen Sie die einbezogenen Konten vor dem Vergleich fest. Werten Sie nur die Reisen der Beschäftigten aus, schreiben Sie das zum Ergebnis.
Der Nenner ist die Gesamtleistung derselben Periode und bildet die Prozentbasis. Sie umfasst Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen bei Erzeugnissen und aktivierte Eigenleistungen. Die Summe kann deshalb vom Nettoumsatz abweichen. Bei einer Gesamtleistung von null ist die Quote nicht definiert. Eine Umsatzquote verwendet einen anderen Nenner.
Bewahren Sie bei Vergleichen dieselbe Grenze zu den Fahrzeugkosten. Kraftstoff und Fahrzeugleasing können bereits auf Kfz-Kostenkonten stehen. Werden diese Konten der Kfz-Kostenquote zugerechnet, addieren Sie sie hier nicht nochmals. Erstattete Fahrtkosten und direkt gebuchte Fahrkarten können dagegen eigene Reiseaufwandskonten betreffen.
Beispiel
Beispiel: Alle folgenden Beträge sind erfunden. Ein Betrieb betrachtet ein vollständig gebuchtes Halbjahr. Fahrkarten und gebuchte Fahrtkostenerstattungen bilden den Fahrtaufwand. Übernachtung und Verpflegung stehen auf getrennten Konten. Alle Beträge sind netto und rein betrieblich.
Die drei Reiseaufwandsgruppen werden addiert und auf die Gesamtleistung bezogen. Eigene Fahrzeugkosten sind in diesen Beträgen nicht enthalten. Rückerstattungen von Dritten liegen im Beispiel nicht vor. Die verwendeten Beträge betreffen dieselben Reisen und denselben Zeitraum.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Fahrtaufwand | Erfasster Wert | 9.000 € |
| Übernachtungsaufwand | Erfasster Wert | 6.000 € |
| Verpflegungsaufwand | Erfasster Wert | 3.000 € |
| Reiseaufwendungen gesamt | 9.000 + 6.000 + 3.000 | 18.000 € |
| Gesamtleistung | Erfasster Wert | 600.000 € |
| Reisekostenquote | 18.000 ÷ 600.000 × 100 | 3,00 % |
Woher die Werte kommen
Mit Vorsteuerabzug zeigen die Aufwandskonten Nettobeträge. Ohne Vorsteuerabzug, etwa in einer Arztpraxis, enthalten sie die Umsatzsteuer.
Die Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, liefert die einzelnen Reiseaufwandskonten. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, liefert die Gesamtleistung. Ihr Wertenachweis zeigt die Zuordnung der Aufwandskonten. Eine gemeinsame BWA-Gruppe für Werbung und Reisen enthält weitere Kosten und wird deshalb aufgelöst. Dazu gehören Bewirtungskosten und Geschenke an Geschäftspartner. Sie zählen nicht zu den Reisekosten, auch auf einer Reise. Verpflegung meint hier nur die eigene Verpflegung der Reisenden.
Für SKR03 und SKR04 prüfen Sie Fahrt, Übernachtung und Verpflegung nach dem tatsächlichen Konteninhalt. Die Kontenrahmen trennen Reisekosten Arbeitnehmer und Reisekosten Unternehmer. Unternehmer meint den Inhaber oder Gesellschafter einer Personengesellschaft. Ein GmbH-Geschäftsführer ist angestellt, seine Reisen stehen bei den Arbeitnehmern. Zählen Sie beide Kontengruppen zusammen. Zahlt der Inhaber eine Reise privat, wird sie oft gegen eine Privateinlage gebucht. Führen Sie die passenden betrieblichen Aufwandsgruppen zusammen. Die reine Summe aller Erstattungen auf dem Bankkonto wäre dafür zu grob.
Reisekostenerstattungen können über die Lohnabrechnung gebucht werden. Nutzen Sie zur Zuordnung die Aufwandskonten und bei Bedarf das Lohnjournal. Eine Zahlung über ein Lohnverrechnungskonto wird nicht zusätzlich als Aufwand addiert. Sonst würde dieselbe Erstattung zweimal zählen. Stimmen Sie Verrechnung und Aufwand gemeinsam ab.
Bei gemischten Reisen trennen Sie die gebuchten betrieblichen und privaten Bestandteile. Inhaberbezogene Privatanteile können auf anderen Konten erscheinen als der ursprüngliche Reiseaufwand. Prüfen Sie die Gegenbuchung auf dem Kontoblatt. Verwenden Sie für diese Quote den daraus abgeleiteten betrieblichen Anteil. Ungeklärte Mischbeträge werden vor dem Vergleich aufgeteilt.
Seminargebühren gehören zur getrennt betrachteten Fortbildung. Reisekosten anlässlich eines Seminars können trotzdem auf Reiseaufwandskonten stehen. Ordnen Sie jeden Betrag einer einzigen Gruppe zu. Erstattungen von Kunden können auf Erlöskonten gebucht sein. Halten Sie diese Erlöse neben dem Reiseaufwand getrennt, statt sie unbesehen gegenzurechnen.
Worauf Sie unterjährig achten sollten
Spesenabrechnungen werden häufig erst nach der Rückkehr eingereicht. Der Reisezeitpunkt und der Buchungsmonat können dadurch auseinanderfallen. Eine spätere Sammelabrechnung kann einen einzelnen Monat deutlich belasten. Stellen Sie kumulierte Perioden daneben und kennzeichnen Sie noch fehlende Abrechnungen.
Vorauszahlungen an Beschäftigte können zunächst auf einem Verrechnungskonto stehen. Erst die spätere Abrechnung verteilt den Betrag auf die Aufwandsarten. Die Auszahlung allein ist deshalb kein vollständiger Reiseaufwand. Vergleichen Sie den Stand der Abrechnung mit dem erfassten Aufwand.
Ein sinkender Anteil kann aus weniger Reisekosten oder einer höheren Gesamtleistung entstehen. Zeigen Sie beide Beträge neben der Quote. Für die Ursachenbetrachtung können Reisezweck und Zahl der Reisen hilfreich sein.
Bei mehreren Monaten addieren Sie zuerst den Reiseaufwand und die Gesamtleistung. Teilen Sie anschließend die beiden Summen. Ein einfaches Mittel der Monatsquoten würde verschieden große Monate gleich gewichten. Eine Umgliederung zwischen Werbung, Reisen und Fahrzeugkosten braucht für beide Vergleichsperioden dieselbe Zuordnung.
Häufige Fragen
Welche Reisekosten zählen hier?
Hier zählen die festgelegten betrieblichen Aufwendungen für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Eigene Fahrzeugkosten, Seminargebühren und die Bewirtung von Geschäftspartnern bleiben in eigenen Gruppen. Private Bestandteile werden anhand der Buchungen getrennt.
Kann ich die BWA-Gruppe Werbung und Reisen übernehmen?
Lösen Sie diese Sammelgruppe im Wertenachweis auf. Die Quote erfasst nur die abgegrenzten Reiseaufwendungen. Werbeaufwand erhält eine eigene Betrachtung.
Wie behandle ich Erstattungen über die Lohnabrechnung?
Verwenden Sie den zugehörigen gebuchten Reiseaufwand. Lohnjournal und Verrechnungskonto helfen bei der Abstimmung. Addieren Sie eine bereits enthaltene Erstattung nicht nochmals als Auszahlung.
Warum steht die Gesamtleistung im Nenner?
Sie bildet die Bezugsgröße dieser Kostenquote und der üblichen BWA-Prozentspalte. Der Nettoumsatz kann durch Bestandsveränderungen und Eigenleistungen davon abweichen. Halten Sie die verwendete Basis im Vergleich gleich.
Die Ausgangswerte weiter prüfen
Die Reisekostenquote berechnen Sie mit den beschriebenen Ausgangswerten. Stimmen Sie Reiseaufwand, Privatanteile und Lohnverrechnungen aufeinander ab. Verwenden Sie die Gesamtleistung desselben Zeitraums. Erläutern Sie spätere Spesenabrechnungen neben dem Ergebnis, damit die Entwicklung nachvollziehbar bleibt.