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Fortbildungskostenquote berechnen
Die Fortbildungskostenquote setzt abgegrenzte gebuchte Aufwendungen für betriebliche Weiterbildung ins Verhältnis zur Gesamtleistung derselben Periode. Die Quote beschreibt den Anteil des gewählten Weiterbildungsaufwands an der betrieblichen Leistung. Seminaraufwand und Lernmaterial werden von Reiseaufwand und Arbeitsentgelt getrennt.
Stand: 4. November 2026.
Formel
Fortbildungskostenquote = abgegrenzte gebuchte Fortbildungsaufwendungen ÷ Gesamtleistung × 100
Der Zähler enthält die festgelegten gebuchten Fortbildungsaufwendungen derselben Periode. Zu den Weiterbildungskosten zählen hier Seminargebühren, Schulungskosten und zugeordnetes Lernmaterial. Fachbücher und Zeitschriften stehen meist auf einem eigenen Konto. Legen Sie fest, ob sie als Lernmaterial zählen. Die Kennzahl heißt auch Weiterbildungskostenquote. Halten Sie den Umfang der enthaltenen Konten bei jedem Vergleich gleich. Betriebliche Weiterbildung und allgemeine Beratung werden getrennt zugeordnet.
Die Gesamtleistung bildet den Nenner und die Prozentbasis. Sie setzt sich aus Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen bei Erzeugnissen und aktivierten Eigenleistungen zusammen. Der Nettoumsatz kann deshalb einen anderen Betrag ergeben. Bei einer Gesamtleistung von null ist die Quote nicht definiert. Im Personalcontrolling bezieht man Weiterbildungskosten oft auf die Personalkosten oder je Beschäftigten. Diese Seite verwendet die Gesamtleistung wie die Prozentspalte der BWA. Nennen Sie die Basis beim Ergebnis.
Lohn und Gehalt während einer Schulung bleiben in dieser Rechnung beim Personalaufwand. Eine zusätzliche Schätzung der Arbeitszeitkosten wird hier nicht addiert. Reise- und Übernachtungskosten bleiben der Reisekostenquote zugeordnet. Bei einer gemeinsamen Seminarrechnung wird ihr gebuchter Inhalt aufgeteilt. Jeder Aufwand erscheint dadurch nur einmal im gewählten Kostenkreis.
Beispiel
Beispiel: Die folgenden Werte sind erfunden. Ein Betrieb betrachtet die Weiterbildung eines vollständig gebuchten Halbjahrs. Seminarrechnungen und Lernmaterial sind auf getrennten Aufwandskonten erfasst. Reiseaufwand und Arbeitsentgelt stehen auf anderen Konten. Förderungen und Erstattungen liegen im Beispiel nicht vor.
Die beiden Fortbildungsgruppen werden zunächst addiert. Der Betrag wird anschließend auf die Gesamtleistung bezogen. Jeder Betrag zählt nur in einer der beiden Gruppen. Alle Beträge betreffen dieselbe Periode und sind netto.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Seminaraufwand | Erfasster Wert | 12.000 € |
| Lernmaterial | Erfasster Wert | 3.000 € |
| Fortbildungsaufwendungen gesamt | 12.000 + 3.000 | 15.000 € |
| Gesamtleistung | Erfasster Wert | 750.000 € |
| Fortbildungskostenquote | 15.000 ÷ 750.000 × 100 | 2,00 % |
Woher die Werte kommen
Mit Vorsteuerabzug zeigen die Aufwandskonten Nettobeträge. Ohne Vorsteuerabzug, etwa in einer Arztpraxis, enthalten sie die Umsatzsteuer.
Die Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, liefert den gebuchten Fortbildungsaufwand. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, liefert die Gesamtleistung und ihre Kostenartengruppen. In der Standard-BWA steht das Konto Fortbildungskosten meist bei den sonstigen Kosten. Individuelle Auswertungen ordnen es manchmal den Personalkosten zu. Manche Statistiken zählen Weiterbildung zu den Personalnebenkosten. Die Personalnebenkostenquote hier verwendet nur Arbeitgeberbeiträge und Sozialaufwand. So zählt jeder Betrag einmal. Prüfen Sie die Zuordnung anhand des Wertenachweises. Eine Sammelzeile umfasst häufig weitere Aufwendungen und wird deshalb aufgelöst.
Für SKR03 und SKR04 können Seminaraufwand und Schulungskosten auf eigenen Konten stehen. Individuelle Unterkonten können zusätzliche Lernmedien oder Kursgebühren enthalten. Ordnen Sie diese Beträge nach dem tatsächlichen Inhalt zu. Eine gemischte Position für Beratung und Weiterbildung wird anhand ihrer Buchungen getrennt. So bleibt die Weiterbildungskostenquote fachlich eindeutig.
Ein externer Trainer kann Schulung, Prozessberatung und weitere Leistungen gemeinsam abrechnen. Nutzen Sie die gebuchte Aufteilung für den Fortbildungsanteil. Eine reine Beratungsleistung gehört zur Beratungskostenquote. Eine ungetrennte Gesamtposition braucht zuerst eine Abstimmung mit der Kanzlei. Übernehmen Sie den Gesamtbetrag erst nach geklärter Zuordnung.
Schulungsreisen können auf eigenen Reiseaufwandskonten erscheinen. Eine Zahlung über die Lohnabrechnung kann bereits als Reiseaufwand oder Personalaufwand gebucht sein. Prüfen Sie bei solchen Buchungen auch das Lohnjournal. Verrechnungskonten werden nicht zusätzlich als Fortbildungsaufwand addiert. Das bereits erfasste Arbeitsentgelt bleibt außerhalb dieses Zählers.
Förderungen und Kostenerstattungen können als eigene Erträge erscheinen. Halten Sie diese Erträge neben den gebuchten Fortbildungsaufwendungen getrennt. Wurde eine Erstattung bereits auf dem Aufwandskonto verrechnet, erläutern Sie den verwendeten Nettobetrag. Ziehen Sie dieselbe Erstattung nicht nochmals ab. Vergleichen Sie nur gleich dargestellte Aufwandsgruppen.
Worauf Sie unterjährig achten sollten
Vorausbezahlte Kurse können zunächst als Aufwand oder als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten erscheinen. Der Posten betrifft nur den Teil nach dem Bilanzstichtag. Eine Jahresrechnung kann unterjährig vollständig auf dem Aufwandskonto stehen. Die Abgrenzung erfolgt dann gegebenenfalls erst zum Jahresabschluss. Stimmen Sie den Buchungsstand mit dem zugehörigen Kurszeitraum ab.
Beträge im aktiven Rechnungsabgrenzungsposten sind noch kein Aufwand dieser Periode. Übernehmen Sie für diese Istquote den gebuchten Aufwand derselben Periode. Wer die Kosten auf die Kursmonate verteilt, führt dafür eine Nebenrechnung. Halten Sie diese Annahme neben den Kontenwerten fest.
Größere Schulungsprogramme können einzelne Monate stärker prägen. Verwenden Sie deshalb neben dem Einzelmonat die kumulierte Betrachtung. Addieren Sie Fortbildungsaufwand und Gesamtleistung jeweils zuerst. Teilen Sie danach beide Periodensummen. Ein Mittel einzelner Monatsquoten würde unterschiedliche Leistungsvolumina gleich gewichten.
Eine steigende Quote kann mehr Weiterbildung oder eine niedrigere Gesamtleistung widerspiegeln. Zeigen Sie beide Ausgangsbeträge. Teilnehmerzahlen und Schulungstage können die Entwicklung ergänzend erklären. Aus dem Kostenanteil allein folgt keine Aussage zum Lernerfolg. Für diese Frage benötigen Sie passende Ziele und betriebliche Beobachtungen.
Häufige Fragen
Was gehört zur Fortbildungskostenquote?
Hier zählen gebuchte Seminar- und Schulungskosten sowie zugeordnetes Lernmaterial. Reiseaufwand und Arbeitsentgelt bleiben getrennt. Nehmen Sie weitere Kosten auf, nennen Sie das beim Ergebnis.
Gehören die Gehälter der Teilnehmenden dazu?
Das bereits gebuchte Arbeitsentgelt bleibt hier beim Personalaufwand. Eine zusätzliche Schätzung der Schulungszeitkosten wird für diese Quote nicht addiert. Die Rechnung verwendet die abgegrenzten Fortbildungsaufwandskonten.
Wie behandle ich Förderungen?
Getrennt gebuchte Fördererträge werden neben dem Fortbildungsaufwand gezeigt. Eine bereits im Aufwand verrechnete Erstattung wird erläutert und nicht nochmals abgezogen. Halten Sie die Darstellungsweise über die Vergleichsperioden gleich.
Was mache ich mit vorausbezahlten Kursen?
Prüfen Sie den Aufwand im Wertenachweis und den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten in der SuSa. Die Istquote verwendet den tatsächlich gebuchten Periodenaufwand. Eine ergänzende Verteilung wird als eigene Vergleichsrechnung bezeichnet.
Die Ausgangswerte weiter prüfen
Die Fortbildungskostenquote berechnen Sie mit den beschriebenen Ausgangswerten. Trennen Sie Seminaraufwand, Reiseaufwand und Personalaufwand ohne Überschneidung. Stimmen Sie vorausbezahlte Kurse und Fördererträge mit dem Buchungsstand ab. Mit einer gleichbleibenden Kontenzuordnung werden mehrere Perioden vergleichbar.