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Kfz-Kostenquote berechnen
Die Kfz-Kostenquote setzt den abgegrenzten gebuchten Fahrzeugaufwand ins Verhältnis zur Gesamtleistung desselben Zeitraums. Dazu zählen laufende Kosten wie Kraftstoff, Reparaturen, Leasing und Versicherungen. Ihre Zusammensetzung entscheidet darüber, welche Kosten der Fuhrparkvergleich tatsächlich erfasst.
Stand: 7. November 2026.
Formel
Kfz-Kostenquote = abgegrenzter Kfz-Aufwand ÷ Gesamtleistung × 100
Der abgegrenzte Kfz-Aufwand steht im Zähler. Die Gesamtleistung derselben Periode ist Nenner und Prozentbasis. Sie umfasst Nettoumsatzerlöse, Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen. Bei einer Gesamtleistung von null ist die Quote nicht definiert.
Legen Sie vor der Rechnung den Umfang des Fuhrparks fest. Die hier betrachteten Fuhrparkkosten betreffen die laufenden Fahrzeugaufwendungen. Hier zählen laufend gebuchter Kraftstoffaufwand, Reparaturen, Leasingaufwand und Fahrzeugversicherungen. Abschreibungen und Finanzierungszinsen bleiben in dieser Rechnung außen vor. Eine weiter gefasste Fahrzeugkostenquote braucht einen entsprechend erweiterten Zähler.
Verwenden Sie jedes Konto der Gruppe genau einmal. Fahrzeugreparaturen können bereits in einer allgemeinen Instandhaltungsrechnung enthalten sein. Fahrzeugversicherungen können zugleich in einem Versicherungsvergleich auftauchen. Solche Kostenquoten beschreiben überlappende Ausschnitte und werden vor einer Addition um gemeinsame Beträge bereinigt.
Beispiel
Beispiel: Die folgenden Zahlen sind erfunden. Ein Betrieb betrachtet den laufenden Fahrzeugaufwand eines vollständig gebuchten Halbjahrs. Er erfasst Kraftstoff, Reparaturen, Leasing und Fahrzeugversicherungen in getrennten Kontengruppen. Die Gesamtleistung bezieht sich auf dasselbe Halbjahr.
Zuerst werden die vier Aufwandsgruppen addiert. Der anschließende Quotient bezieht den laufenden Fuhrparkaufwand auf die Gesamtleistung. Abschreibungen und Zinsen bleiben entsprechend der gewählten Abgrenzung außerhalb des Beispiels. Eine zusätzliche Versicherungskostenquote wird hier nicht zum Fahrzeugkostenanteil addiert.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Kraftstoffaufwand | Erfasster Wert | 24.000 € |
| Reparaturaufwand | Erfasster Wert | 12.000 € |
| Leasingaufwand | Erfasster Wert | 18.000 € |
| Fahrzeugversicherungen | Erfasster Wert | 6.000 € |
| Laufender Kfz-Aufwand | 24.000 + 12.000 + 18.000 + 6.000 | 60.000 € |
| Gesamtleistung | Erfasster Wert | 750.000 € |
| Kfz-Kostenquote | 60.000 ÷ 750.000 × 100 | 8,00 % |
Woher die Werte kommen
Die Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, liefert die ausgewählten Fahrzeugaufwandskonten. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, liefert die Gesamtleistung. Stimmen Sie beide Summen anhand des Wertenachweises ab. Für SKR03 und SKR04 zählt die tatsächliche Kontenzuordnung.
Die BWA-Gruppe Kfz-Kosten kann anders zusammengesetzt sein als Ihre eigene Auswahl. Fahrzeugabschreibungen können unter Abschreibungen stehen, Zinsen unter Zinsaufwand. Die Kfz-Steuer steht in der BWA unter betrieblichen Steuern. Sie wird oft einmal im Jahr gebucht. Auch Leasingaufwand kann individuell anders zugeordnet sein. Erstellen Sie deshalb eine Überleitung zwischen BWA-Gruppe und selbst gewähltem Fuhrparkumfang.
Wird ein Fahrzeug auch privat genutzt, enthalten die Kfz-Kosten diesen Anteil. Die Gegenbuchung steht als unentgeltliche Wertabgabe bei den Erlösen. Saldenspiegel zählt die Wertabgabe zu den sonstigen betrieblichen Erlösen, nicht zur Gesamtleistung. In der DATEV-BWA kann die Wertabgabe bei den Umsatzerlösen stehen; prüfen Sie den Wertenachweis. Ziehen Sie einen als Wertabgabe gebuchten Privatanteil vom Zähler ab. Kraftstoff für Fahrzeuge bleibt von Fertigungsenergie und Heizung getrennt. Fahrzeugreparaturen werden von Reparaturen an Maschinen und Betriebsräumen unterschieden. Bei gemischten Sammelkonten brauchen Sie eine belegte Trennung der gebuchten Aufwendungen. Ein ungeteilter Sammelbetrag erhält eine entsprechend breitere Bezeichnung.
Für diese gebuchte Quote reichen passend getrennte Kontensalden und die Gesamtleistung. Kilometer, Fahrten und Fahrzeugstunden sind zusätzliche Betriebsdaten für andere Kennzahlen. Eine Kostenrechnung je Kilometer verwendet Fahrleistungsaufzeichnungen als eigenen Nenner. Ihre Entwicklung kann deshalb von der hier berechneten Leistungsquote abweichen.
Worauf Sie unterjährig achten sollten
Eine Werkstattrechnung kann einen einzelnen Monat prägen. Betrachten Sie den Reparaturvorgang neben dem kumulierten Aufwand. Vergleichen Sie denselben Vorjahreszeitraum und möglichst gleich vollständige Buchungsstände. Ein leerer Monatswert kann durch noch fehlende Rechnungen entstehen.
Versicherungsbeiträge werden teilweise jährlich gebucht. Eine größere Jahresbuchung kann die Monatsquote verschieben, obwohl der Fuhrpark gleich bleibt. Eine ergänzende zeitliche Verteilung benötigt eine ausdrücklich beschriebene Annahme. Zeigen Sie die gebuchte Ausgangssicht weiterhin daneben.
Ein Fahrzeugwechsel kann Leasingaufwand, Reparaturen und Abschreibungen unterschiedlich verändern. Halten Sie den Umfang der einbezogenen Kostenarten über beide Zeiträume konstant. Notieren Sie Änderungen der Fahrzeugzahl als zusätzliche Erklärung. Die Quote allein beschreibt weder Fahrleistung noch Auslastung der Fahrzeuge.
Sinkende Gesamtleistung erhöht den Anteil bei unverändertem Fahrzeugaufwand. Stellen Sie deshalb Zähler und Nenner zusätzlich als absolute Werte gegenüber. Unterscheiden Sie einen höheren Aufwand von einer kleineren Leistungsbasis. Für eine Zahlungsplanung stellen Sie die tatsächlichen Zahlungstermine gesondert zusammen.
Häufige Fragen
Welche Fahrzeugkosten gehören hier hinein?
Hier zählen Kraftstoff, Reparaturen, Leasing und Fahrzeugversicherungen. Abschreibungen und Finanzierungszinsen bleiben außen vor. Halten Sie die ausgewählten Konten schriftlich fest.
Warum weicht meine Summe von der BWA-Gruppe ab?
Die BWA kann Fahrzeugaufwendungen auf mehrere Gruppen verteilen. Stimmen Sie Ihre Auswahl mit dem Wertenachweis ab. Benennen Sie Ergänzungen und ausgeschlossene Kostenarten.
Kann ich die Quote mit anderen Kostenquoten addieren?
Bereinigen Sie zuerst gemeinsame Aufwendungen. Fahrzeugreparaturen und Fahrzeugversicherungen können in anderen Quoten erneut enthalten sein. Jeder Betrag zählt in einer Gesamtsumme einmal.
Wie entsteht eine Quote je Kilometer?
Teilen Sie den passend abgegrenzten Fahrzeugaufwand durch die dokumentierte Fahrleistung. Dafür brauchen Sie Kilometeraufzeichnungen derselben Periode. Diese Bezugsgröße unterscheidet sich von der Gesamtleistung.
Die Ausgangswerte weiter prüfen
Halten Sie Fuhrparkumfang, Kostenarten und Buchungsstand bei jedem Vergleich fest. So lässt sich eine veränderte Kfz-Kostenquote auf Aufwand und Leistungsbasis zurückführen. Die Kfz-Kostenquote berechnen Sie mit den beschriebenen Ausgangswerten. Saldenspiegel bietet eine Auswertung der Summen- und Saldenliste.