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Ein Projekt nachkalkulieren
Eine Projektnachkalkulation stellt die zugeordneten Erlöse und Aufwendungen eines abgeschlossenen Projekts mit einheitlicher Abgrenzung gegenüber. Sie sehen, welche Aufwendungen dem Auftrag tatsächlich zugeordnet sind. Offene Zuordnungen bleiben neben dem Ergebnis sichtbar.
Stand: 4. November 2026.
Formel
Projektergebnis = abgegrenzte Projekterlöse − direkte Projektaufwendungen − zugeordnete gemeinsame Aufwendungen
Legen Sie zuerst die Projektkennung, den Leistungsumfang und den Abschlusszustand fest. Änderungen und ergänzende Leistungen gehören zur dokumentierten Auswahl. Ein vollständig bearbeiteter Auftrag kann noch fehlende Aufwandsbelege haben. Kennzeichnen Sie den erreichten Buchungsstand deshalb ausdrücklich.
Ordnen Sie direkt erkennbare Erlöse und Aufwendungen zuerst einzeln zu. Dazu können Materialverbrauch, bezogene Leistungen und direkte Personalaufwendungen gehören. Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge ersetzen diese Zuordnung nicht. Ihr Zeitpunkt kann vom betrachteten Projektabschnitt abweichen.
Verteilen Sie anschließend nur den verbleibenden gemeinsamen Aufwand. Wählen Sie einen sachlich begründeten Schlüssel, etwa passende Projektstunden. Direkte Personalaufwendungen dürfen nicht erneut im gemeinsamen Aufwand enthalten sein. Auch bereits verrechnete Maschinenaufwendungen dürfen nicht doppelt eingehen.
Für den Stundensatz steht der verbleibende Gemeinaufwand im Zähler. Der Nenner enthält alle passenden Projektstunden desselben Verteilungskreises. Multiplizieren Sie diesen Satz mit den Stunden des betrachteten Projekts. Bei insgesamt null Stunden ist der Stundensatz nicht definiert. Das Projektergebnis ist ein Geldbetrag und keine Prozentquote.
Beispiel
Beispiel: Sämtliche Zahlen sind erfunden. Das Projekt beginnt und endet innerhalb eines Monats. Erlöse und Aufwendungen sind vollständig für diesen Monat abgegrenzt. Die Personalaufwendungen sind bereits direkt zugeordnet.
Der gemeinsame Aufwand enthält diese direkten Aufwendungen nicht mehr. Seine Stundenbasis umfasst alle Projekte desselben Verteilungskreises und Monats. Kalkulatorische Zusatzansätze bleiben im Beispiel außerhalb.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Projekterlöse | Erfasster Wert | 80.000 € |
| Direkter Materialaufwand | Erfasster Wert | 24.000 € |
| Direkte bezogene Leistungen | Erfasster Wert | 10.000 € |
| Direkter Personalaufwand | Erfasster Wert | 18.000 € |
| Direkte Aufwendungen gesamt | 24.000 + 10.000 + 18.000 | 52.000 € |
| Verbleibender gemeinsamer Aufwand | Erfasster Wert | 40.000 € |
| Stunden aller einbezogenen Projekte | Erfasster Wert | 2.000 Stunden |
| Stunden dieses Projekts | Erfasster Wert | 400 Stunden |
| Gemeinaufwand je Projektstunde | 40.000 ÷ 2.000 | 20 € je Stunde |
| Zugeordneter Gemeinanteil | 20 × 400 | 8.000 € |
| Projektaufwendungen gesamt | 52.000 + 8.000 | 60.000 € |
| Projektergebnis | 80.000 − 60.000 | 20.000 € |
Der Gemeinanteil verteilt einen bereits vorhandenen Aufwand. Er erzeugt keinen zusätzlichen Aufwand im Betrieb. Das Ergebnis gilt für die hier gewählte Zuordnung. Ein anderer sachlich begründeter Verteilungsschlüssel könnte das einzelne Projektergebnis verändern.
Woher die Werte kommen
Projektkennungen, Leistungsnachweise und Stundenaufzeichnungen kommen aus betrieblichen Unterlagen außerhalb der Summen- und Saldenliste, kurz SuSa. Materialentnahmen, Rückgaben und bezogene Leistungen brauchen ebenfalls einen Projektbezug. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, enthält diese Verbindungen nicht vollständig.
Erlöse und Aufwendungen lassen sich ergänzend aus den gebuchten Beträgen ableiten. Prüfen Sie die Zuordnung der betroffenen Konten im Wertenachweis. Bei SKR03 und SKR04 entscheidet der tatsächliche Inhalt der Buchung. Eine Kontenzuordnung ersetzt keine Projektkennung.
Übernehmen Sie Materialverbrauch statt ungeprüft den gesamten Materialeinkauf. Noch vorhandenes Material gehört nicht automatisch zu den verbrauchten Projektaufwendungen. Zugeordnete Rückgaben und spätere Korrekturen verändern die Betrachtung. Verweisen Sie auf die jeweiligen Belege.
Prüfen Sie bei Personalaufwendungen den verwendeten Zuordnungsweg. Ein Stundensatz kann bereits gemeinsame Aufwendungen enthalten. Dann darf derselbe Aufwand nicht nochmals separat verteilt werden. Halten Sie Bestandteile und ausgeschlossene Doppelungen neben der Berechnung fest.
Führen Sie eine Überleitung zum Betriebsergebnis für denselben Zeitraum. Ergänzen Sie andere Projekte, nicht zugeordnete Vorgänge und verbleibende Aufwendungen. Berücksichtigen Sie außerdem zeitliche Abgrenzungen und noch unfertige Projekte. Erst danach vergleichen Sie die gemeinsame Summe mit der gebuchten Auswertung.
Kalkulatorische Zusatzansätze werden gesondert gezeigt. Sie sind nicht ohne Weiteres gebuchter Aufwand. Entfernen oder erklären Sie diese Unterschiede bei der Überleitung zur BWA. Eine unerklärte Differenz wird nicht durch einen frei gewählten Verteilungssatz geschlossen.
Worauf Sie unterjährig achten sollten
Ein über mehrere Monate laufendes Projekt benötigt eine gemeinsame Gesamtsicht. Seine Lebensdauer stimmt möglicherweise mit keinem einzelnen BWA-Zeitraum überein. Für den Betriebsvergleich teilen Sie die Werte passend nach Zeiträumen auf. Vergleichen Sie keine Projektsumme mit einem einzelnen Monatswert.
Später eingehende Belege können die Nachkalkulation ändern. Notieren Sie deshalb den Datenstand und noch erwartete Vorgänge. Eine vorläufige Rechnung bleibt als solche erkennbar. Ersetzen Sie fehlende Werte nicht stillschweigend durch null.
Stellen Sie die ursprüngliche Kalkulation neben dieselben tatsächlich zugeordneten Aufwandsarten. Trennen Sie geänderten Leistungsumfang von Mehrverbrauch oder zusätzlicher Bearbeitung. Mehr Stunden können einen anderen Projektumfang betreffen. Ohne diese Trennung würde die nächste Kalkulation falsche Schlüsse übernehmen.
Prüfen Sie wiederkehrende Abweichungen auf ihre betriebliche Ursache. Fehlende Zuordnungen verlangen bessere Erfassung, zusätzliche Arbeit verlangt eine angepasste Kalkulationsannahme. Die Nachkalkulation liefert dafür die Ausgangswerte. Sie bestimmt keinen allgemein passenden Zuschlag für spätere Aufträge.
Häufige Fragen
Ist das Projektergebnis bereits das Betriebsergebnis?
Zunächst beschreibt es nur den abgegrenzten Auftrag. Andere Projekte und nicht zugeordnete Vorgänge fehlen. Für den Betriebsvergleich brauchen Sie eine vollständige Überleitung innerhalb desselben Zeitraums.
Wie verteile ich gemeinsame Aufwendungen?
Legen Sie einen passenden Verteilungskreis und einen nachvollziehbaren Schlüssel fest. Verteilen Sie nur noch nicht zugeordnete Aufwendungen. Dokumentieren Sie den Schlüssel bei jedem Vergleich unverändert oder erklären Sie die Änderung.
Darf ich Personalstunden und Personalaufwand zusammen verwenden?
Stunden können einen Verteilungsschlüssel bilden, während direkte Personalaufwendungen bereits zugeordnet sind. Derselbe Geldbetrag darf dabei nur einmal eingehen. Prüfen Sie besonders die Bestandteile verwendeter Stundensätze.
Was mache ich mit fehlenden Aufwandsbelegen?
Kennzeichnen Sie die Nachkalkulation als vorläufig und nennen Sie die offenen Vorgänge. Ergänzen Sie bestätigte Werte später nachvollziehbar. Eine fehlende Zuordnung beweist keinen Aufwand von null.
Die Ausgangswerte weiter prüfen
Halten Sie Projektumfang, Datenstand und Verteilungsschlüssel neben dem Ergebnis fest. Saldenspiegel unterstützt die Auswertung der Summen- und Saldenliste. Die Projektzuordnung und die Nachkalkulation ergänzen Sie aus Ihren Betriebsaufzeichnungen.