Brauche ich für eine Kostenstellen-BWA ein Zusatzprogramm?

Nicht zwingend. Wenn die Kostenstellen mitgebucht sind, lässt sich die Erfolgsrechnung je Kostenstelle aus dem Buchungsstapel rechnen. Eine eigene Kostenrechnung kann mehr, etwa Umlagen und Verrechnungen; für den Blick „was verdient jede Filiale“ reicht der Stapel.

Warum stimmt die Summe der Kostenstellen nicht mit der BWA überein?

Meist fehlt ein Teil der Buchungen: ein Monat, ein zweiter Stapel oder die Buchungen ohne Kostenstelle. Rechnen Sie die Spalte „ohne Kostenstelle“ mit, dann muss die Summe aufgehen. Ein zweiter Grund sind Bruttobeträge: Auf Automatikkonten steht im Stapel der Betrag mit Steuer, in der BWA der Betrag ohne.

Was ist der Unterschied zwischen KOST1 und KOST2?

Technisch keiner, es sind zwei freie Merkmale an jeder Buchung. Üblich ist KOST1 für Kostenstellen und KOST2 für Kostenträger; welche Bedeutung gilt, legt die Buchhaltung fest.

Saldenspiegel › Kostenstellen auswerten

Kostenstellen auswerten ohne eigene Kostenrechnung

Kostenstellen auswerten heißt, die gebuchten Kosten und Erlöse je Bereich eines Betriebs zusammenzufassen, damit sichtbar wird, welcher Bereich was verdient. Viele Kanzleien buchen Kostenstellen mit, weil der Mandant wissen will, was Filiale, Fahrzeug oder Projekt verdienen. Ausgewertet werden sie dann oft nicht: Die Kostenstellen-BWA braucht ein eigenes Programm oder Zusatzmodul. Dabei steckt alles Nötige schon im Buchungsstapel.

Für SKR03 und SKR04, BWA-Aufbau nach DATEV-Form 01. Stand: November 2026.

Woher die Kostenstelle kommt

Eine Kostenstelle ist ein Merkmal an der einzelnen Buchung, nicht am Konto. Im DATEV-Buchungsstapel stehen dafür zwei Felder, KOST1 und KOST2. Üblich ist, in KOST1 die Kostenstelle (Filiale, Abteilung) und in KOST2 einen Kostenträger (Projekt, Fahrzeug, Auftrag) zu führen; verbindlich ist das nicht, es ist eine Absprache zwischen Kanzlei und Mandant.

Die Summen- und Saldenliste kennt keine Kostenstellen: Sie summiert je Konto über alle Buchungen. Wer nach Kostenstellen auswerten will, braucht deshalb die Buchungen selbst, also den Buchungsstapel als CSV-Datei.

Die Rechnung

Je Kostenstelle: Buchungen mit dieser Kostenstelle → je Konto summieren → den BWA-Zeilen zuordnen

Jede Buchung wirkt auf zwei Konten: auf das Konto und auf das Gegenkonto. Die Kostenstelle gilt für beide Seiten. Das klingt nach Doppelzählung, ist aber keine: Bank-, Kassen- und Personenkonten gehören zu keiner Zeile der Erfolgsrechnung und fallen in der BWA von selbst heraus. Übrig bleiben Erlöse und Kosten.

Ein Punkt, an dem der Stapel anders aussieht als die BWA: Auf Automatikkonten (im SKR03 etwa 8400 und 3400, im SKR04 4400 und 5400) und bei Buchungen mit Steuerschlüssel steht im Stapel der Bruttobetrag. Die Umsatzsteuer oder Vorsteuer rechnet DATEV erst beim Import heraus. Wer den Stapel selbst summiert, muss sie ebenso herausrechnen; sonst sind Erlöse und Wareneinsatz je Kostenstelle um die Steuer zu hoch.

Die wichtigste Probe: Die Summe aller Kostenstellen plus der Spalte „ohne Kostenstelle“ muss genau die BWA des Betriebs ergeben. Stimmt das nicht, prüfen Sie Datenumfang, Zeitraum und Kontenzuordnung; fehlende oder doppelte Buchungen sind häufige Ursachen.

Drei Stellen, an denen die Auswertung täuscht

1. Buchungen ohne Kostenstelle

Miete, Versicherungen oder die Geschäftsführung werden oft ohne Kostenstelle gebucht. Sie landen in der Spalte „ohne Kostenstelle“ und nicht bei den Filialen. Die Filialen sehen dadurch besser aus, als sie sind. Ob und wie solche Gemeinkosten verteilt werden, ist eine Entscheidung, keine Rechnung; die Auswertung sollte sie sichtbar lassen statt sie still zu verteilen.

2. Eröffnungsbuchungen

Die Vorträge zum Jahresbeginn tragen keine Kostenstelle. Sie betreffen Bestandskonten und stören die Erfolgsrechnung nicht, gehören aber in die Spalte „ohne Kostenstelle“.

3. Zwei Merkmale gemischt

Wird KOST1 in einem Jahr für Filialen und im nächsten für Projekte genutzt, sind die Spalten über die Jahre nicht vergleichbar. Das lässt sich nur im Gespräch mit der Buchhaltung klären, nicht in der Auswertung.

Häufige Fragen

Brauche ich für eine Kostenstellen-BWA ein Zusatzprogramm?: Nicht zwingend. Wenn die Kostenstellen mitgebucht sind, lässt sich die Erfolgsrechnung je Kostenstelle aus dem Buchungsstapel rechnen. Eine eigene Kostenrechnung kann mehr, etwa Umlagen und Verrechnungen; für den Blick „was verdient jede Filiale“ reicht der Stapel.
Warum stimmt die Summe der Kostenstellen nicht mit der BWA überein?: Meist fehlt ein Teil der Buchungen: ein Monat, ein zweiter Stapel oder die Buchungen ohne Kostenstelle. Rechnen Sie die Spalte „ohne Kostenstelle“ mit, dann muss die Summe aufgehen. Ein zweiter Grund sind Bruttobeträge: Auf Automatikkonten steht im Stapel der Betrag mit Steuer, in der BWA der Betrag ohne.
Was ist der Unterschied zwischen KOST1 und KOST2?: Technisch keiner, es sind zwei freie Merkmale an jeder Buchung. Üblich ist KOST1 für Kostenstellen und KOST2 für Kostenträger; welche Bedeutung gilt, legt die Buchhaltung fest.

Die Rechnung als Werkzeug

Saldenspiegel liest einen oder mehrere DATEV-Buchungsstapel und stellt die Erfolgsrechnung je Kostenstelle (KOST1 oder KOST2) nebeneinander, mit derselben Zuordnung wie die BWA und mit der Spalte „ohne Kostenstelle“. Die Steuer auf Automatikkonten und bei Steuerschlüsseln rechnet es heraus und zeigt sie getrennt. Die Ansicht am Bildschirm ist frei; die Excel-Datei gehört zur Kanzleilizenz.

Die Dateien werden im Browser verarbeitet, nicht hochgeladen.

Saldenspiegel öffnen