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Bürokostenquote berechnen
Die Bürokostenquote setzt hier gebuchten Aufwand für Bürobedarf und Porto ins Verhältnis zur Gesamtleistung derselben Periode. Dazu gehören laufende Verbrauchsmaterialien des Büros und gebuchte Briefsendungen. Die enge Abgrenzung erleichtert den Vergleich dieser beiden Aufwandsgruppen.
Stand: 7. November 2026.
Formel
Bürokostenquote = Aufwand für Bürobedarf und Porto ÷ Gesamtleistung × 100
Addieren Sie Bürobedarf und Porto nach Abzug zugehöriger Gutschriften. Meist stehen Gutschriften auf demselben Aufwandskonto. Dann enthält der SuSa-Saldo sie schon. Ziehen Sie nur Gutschriften ab, die auf einem eigenen Konto stehen. Die Summe bildet den Zähler. Die Gesamtleistung derselben Periode ist Nenner und Prozentbasis. Sie umfasst Nettoumsatz, Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen. Bei einer Gesamtleistung von null ist die Bürokostenquote nicht definiert.
Der Ausdruck Bürokosten kann im Alltag auch Büromiete, Gehälter und Telefon umfassen. Diese weite Gruppe heißt oft Verwaltungskosten. Hier steht Bürokosten nur für die engere Gruppe Bürobedarf und Porto. Im Kontenrahmen heißen die beiden Konten meist Bürobedarf und Porto. Papier, Schreibmaterial und weitere laufende Büromaterialien gehören zum Bürobedarf. Halten Sie diese Auswahl im Monatsvergleich und Vorjahresvergleich gleich.
Der Kauf eines Schreibtischs oder Computers ist anders einzuordnen als Papierverbrauch. Aktivierte Büroausstattung steht im Anlagevermögen, ihre Abschreibung im Aufwand. Geringwertige Wirtschaftsgüter können auf eigenen Aufwandskonten erscheinen. Diese Geräte- und Ausstattungskosten bleiben außerhalb der hier gewählten Material- und Portoquote.
Briefporto und Paketfracht können beim selben Anbieter abgerechnet werden. Für diese Rechnung verwenden Sie das gebuchte Porto der Bürokommunikation. Paketfracht für Kundenlieferungen gehört in die Ausgangsfrachtkostenquote. Zerlegen Sie gemischte Sammelrechnungen anhand ihrer Positionen. Jeder Versandbetrag wird einer Gruppe zugeordnet.
Beispiel
Beispiel: Alle folgenden Werte sind erfunden. Ein Betrieb betrachtet sein vollständig gebuchtes Halbjahr. Bürobedarf und Porto sind getrennt erfasst. Eine Gutschrift betrifft bereits enthaltenes Büromaterial. Die Gutschriften stehen hier auf einem eigenen Konto. Geräte, Büromiete, Personal und Telekommunikation werden in anderen Kostengruppen geführt.
Zuerst werden Materialaufwand und Porto addiert. Danach wird die Materialgutschrift abgezogen. Die verbleibende Summe wird zur Gesamtleistung des Halbjahrs ins Verhältnis gesetzt.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Büromaterial | Erfasster Wert | 8.000 € |
| Portoaufwand | Erfasster Wert | 3.000 € |
| Materialgutschriften | Erfasster Wert | 1.000 € |
| Bürobedarf und Porto | 8.000 + 3.000 − 1.000 | 10.000 € |
| Gesamtleistung | Erfasster Wert | 500.000 € |
| Bürokostenquote | 10.000 ÷ 500.000 × 100 | 2,00 % |
Woher die Werte kommen
Mit Vorsteuerabzug zeigen die Aufwandskonten Nettobeträge. Ohne Vorsteuerabzug, etwa in einer Arztpraxis, enthalten sie die Umsatzsteuer.
Die Summen- und Saldenliste, kurz SuSa, liefert die Kontensalden für Bürobedarf und Porto. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, liefert die Gesamtleistung. Verwenden Sie den Wertenachweis zur Abstimmung der Kontenzuordnung. Das gilt für SKR03 und SKR04 mit ihren jeweiligen individuellen Konten.
In der DATEV-BWA stehen Bürobedarf und Porto häufig unter sonstigen Kosten. Diese Gruppe enthält weitere Aufwandsarten. Eine Quote der gesamten sonstigen Kosten hat deshalb einen breiteren Zähler. Stimmen Sie die Einzelkonten zur BWA-Gruppe ab, bevor Sie die beiden Aufwendungen zusammenführen.
Büromaterial kann auf mehreren Konten gebucht sein, etwa nach verschiedenen Rechnungsarten. Erfassen Sie alle passenden Konten innerhalb Ihrer Abgrenzung. Gutschriften oder Erstattungen können separat gebucht sein. Prüfen Sie ihre Zuordnung zum Materialverbrauch. Die Summe der Konten soll denselben wirtschaftlichen Kostenumfang beschreiben.
Ein allgemeines Konto für Betriebsbedarf kann Büromaterial und Werkstattbedarf enthalten. Nutzen Sie die Buchungsdetails, um den Büroanteil zu trennen. Werkstattverbrauch gehört in eine andere Kostengruppe. Ohne Trennung zeigt die Quote den gesamten Betriebsbedarf.
Ein Computer kann im Anlagenachweis stehen, während Toner als laufendes Material gebucht ist. Softwareabonnements und Wartungsverträge gehören wiederum zu eigenen Aufwandsarten. Folgen Sie dem tatsächlichen Inhalt der Buchung. Eine gemeinsame Lieferantenrechnung allein macht diese Bestandteile noch nicht zu derselben Kostenart.
Worauf Sie unterjährig achten sollten
Große Materialbestellungen können einen einzelnen Monat belasten, obwohl das Papier über längere Zeit verbraucht wird. Die SuSa zeigt den gebuchten Aufwand. Vergleichen Sie deshalb neben den Monatsbeträgen auch kumulierte Zeiträume. Betriebsinterne Verbrauchsaufzeichnungen können zusätzlich erklären, wann ein größerer Vorrat verwendet wurde.
Portoguthaben und Frankiergeräte verursachen unterschiedliche Buchungen. Ein aufgeladenes Guthaben kann zunächst als Bestand stehen. Die reine Bankzahlung entspricht dann noch nicht dem Portoaufwand. Stimmen Sie den Verbrauch mit dem Buchungsnachweis ab. Die Anschaffung des Frankiergeräts bleibt von den verbrauchten Portobeträgen getrennt.
Im Jahresabschluss können Rechnungen nachgebucht und Bestände oder Abgrenzungen korrigiert werden. Dadurch ändert sich der Büroaufwand des ausgewerteten Jahres. Vergleichen Sie gleich vollständige Buchungsstände. Eine leere Kontenzeile kann durch eine andere Kontenzuordnung entstehen. Suchen Sie den Betrag im Wertenachweis.
Bei wachsender Gesamtleistung kann die Quote sinken, obwohl Material und Porto gleich viel kosten. Stellen Sie beide absoluten Beträge neben der Quote dar. Für mehrere Monate addieren Sie zuerst die Aufwendungen und die Gesamtleistung. Der Quotient der Summen berücksichtigt die unterschiedliche Leistungsbasis.
Häufige Fragen
Welche Bürokosten gehören in diesen Zähler?
Hier zählen Bürobedarf und Porto nach zugehörigen Gutschriften. Miete, Personal und Telefon gehören in eigene Kostengruppen. Benennen Sie jede Erweiterung des Umfangs.
Gehört ein Computer zum Bürobedarf?
Ein aktivierter Computer steht im Anlagevermögen. Seine Abschreibung und sofort gebuchte Geräteaufwendungen bleiben hier getrennt. Laufende Materialien wie Papier oder Toner können zum Bürobedarf gehören.
Wie behandle ich ein Sammelkonto für Betriebsbedarf?
Trennen Sie den Büroanteil anhand der Buchungsdetails. Werkstattmaterial bleibt außerhalb dieser Quote. Eine ungetrennte Summe beschreibt den breiteren Betriebsbedarf.
Entspricht eine Portozahlung sofort dem Aufwand?
Prüfen Sie die Buchungsweise des Portoguthabens. Ein aufgeladener Bestand und der spätere Verbrauch können auseinanderfallen. Verwenden Sie den gebuchten Portoaufwand derselben Periode.
Die Ausgangswerte weiter prüfen
Die Bürokostenquote berechnen Sie mit den beschriebenen Ausgangswerten. Halten Sie Bürobedarf und Porto neben den übrigen Verwaltungskosten als eigene Gruppe fest. Stimmen Sie Bürobedarf und Porto mit der BWA-Zeile sonstige Kosten ab.