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Softwarekostenquote berechnen
Die Softwarekostenquote setzt hier laufende Softwareentgelte nach Gutschriften ins Verhältnis zur Gesamtleistung derselben Periode. Sie bündelt wiederkehrende Entgelte für Programme, Lizenzen und Softwarewartung.
Stand: 8. November 2026.
Formel
Softwarekostenquote = laufende Softwarekosten nach Kürzungen ÷ Gesamtleistung × 100
Der Zähler umfasst Softwareabonnements und laufende Lizenzentgelte sowie getrennt berechnete Softwarewartung. Abonnements für Cloudsoftware heißen auch Software as a Service, kurz SaaS. Befristete Lizenzen stehen oft auf einem Konto für die zeitlich befristete Überlassung von Rechten. Gekaufte Software steht in der Bilanz bei den immateriellen Vermögensgegenständen, meist als entgeltlich erworbene Lizenz. Ihre Abschreibungen werden in dieser laufenden Kostenquote nicht mitgezählt. Kleine Softwarekäufe werden oft sofort abgeschrieben. Auch sie stehen dann bei den Abschreibungen, nicht in diesem Zähler. Hardware, Internetzugang und Beratungsprojekte bleiben ebenfalls getrennt. Ein größerer Vertragsumfang braucht eine eigene Beschreibung neben der Quote.
Bei einer Basis von null ist die Quote nicht definiert.
Die Telekommunikationskostenquote enthält Telefon- und Internetentgelte. Die Bürokostenquote verwendet Bürobedarf und Porto. Hier geht es um laufende Softwareverträge. Für einen gesamten IT-Kostenvergleich ergänzen Sie Hardwareabschreibungen, IT-Personal und Beratung als getrennte Gruppen. Nennen Sie diese breitere Rechnung dann IT-Kosten statt laufender Softwarekosten.
Die Gesamtleistung besteht aus Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen und aktivierten Eigenleistungen. Bleibt der Softwareaufwand gleich und wächst die Leistung, sinkt die Quote rechnerisch.
Die Softwarekostenquote ist kein fest geregelter Name. Diese Rechnung betrachtet laufende Verträge und grenzt Softwarekäufe sowie Hardwarewartung aus.
Beispiel
Beispiel: Alle folgenden Zahlen sind erfunden. Ein Betrieb wertet seine Softwareverträge für ein Quartal aus. Die Gutschrift des Anbieters steht hier auf einem eigenen Konto. Sie ist im ersten Tabellenbetrag noch nicht enthalten. Das ist der seltenere Fall. Meist ist der Kontensaldo schon gekürzt; dann entfällt die zweite Zeile. Alle Werte sind netto.
Der Anbieter hat einen Teil seiner berechneten Entgelte gutgeschrieben. Die Tabelle zieht diese getrennt gebuchte Gutschrift einmal ab. Danach werden die laufenden Softwarekosten durch die Gesamtleistung geteilt.
| Größe | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Laufende Softwareentgelte vor Gutschriften | Erfasster Wert | 22.000 € |
| Gesonderte Softwaregutschriften | Erfasster Wert | 2.000 € |
| Softwareaufwand nach Gutschriften | 22.000 − 2.000 | 20.000 € |
| Gesamtleistung | Erfasster Wert | 1.000.000 € |
| Softwarekostenquote | 20.000 ÷ 1.000.000 × 100 | 2,00 % |
Woher die Werte kommen
Suchen Sie in der SuSa nach Lizenzen, Softwarewartung und laufenden Softwareentgelten. Ein einheitliches Softwarekonto ist nicht in jeder Buchhaltung vorhanden. Lizenzen und Abonnements stehen meist bei den sonstigen Kosten. Das Konto für Wartung heißt oft Wartungskosten für Hard- und Software. Es gehört in der BWA zu Reparatur und Instandhaltung. Teilen Sie Hardware und Software anhand der Rechnungen auf. Zählen Sie die Softwarewartung dann nicht noch einmal in der Instandhaltungsquote. Der Wertenachweis verbindet sie mit der jeweiligen BWA-Gruppe. Zusammengesetzte Verträge teilen Sie anhand ihrer Rechnung auf.
Prüfen Sie für SKR03 und SKR04 die tatsächlich genutzten Lizenz- und Wartungskonten. Ein Vertrag kann mehrere Aufwandsgruppen betreffen.
Eine Softwaregutschrift steht häufig direkt im Haben des Lizenz- oder Wartungskontos. In diesem Fall verwenden Sie den bereits verminderten Saldo. Eine zweite Kürzung würde den Softwareaufwand zu niedrig ausweisen. Bei getrennten Gutschriften ordnen Sie den Betrag dem betroffenen Vertrag zu.
Worauf Sie unterjährig achten sollten
Ein Jahresabonnement kann im Zahlungsmonat ganz im Aufwand stehen. Der Anteil nach dem Bilanzstichtag wird gegebenenfalls abgegrenzt. Ein Softwarekauf kann stattdessen als Anlage gebucht sein. Vergleichen Sie deshalb Buchungsart und Vertragszeitraum. Eine höhere Quote nach einem Wechsel zum Abonnement beweist noch keine gestiegene Nutzung.
Prüfen Sie Vertragswechsel auch an den Abrechnungsmonaten. Eine Nachbuchung für ein Jahresabonnement verändert den Monatsaufwand, ohne die Zahl der Zugänge zu verändern. Notieren Sie größere Umbuchungen zwischen Aufwand und Anlagevermögen.
Softwareentgelte stehen bei Vorsteuerabzug netto auf den Kostenkonten. Ohne Vorsteuerabzug enthalten sie auch die Umsatzsteuer. Bei gemischten Verträgen bleibt für diese Quote nur der zugeordnete Softwareanteil.
Häufige Fragen
Welche Beträge gehören in den Zähler?
Der Zähler umfasst Softwareabonnements und laufende Lizenzentgelte sowie getrennt berechnete Softwarewartung. Gekaufte Software steht in der Bilanz bei den immateriellen Vermögensgegenständen, meist als entgeltlich erworbene Lizenz.
Welche Bezugsgröße verwende ich?
Die Gesamtleistung derselben Periode ist die Prozentbasis. So lassen sich laufende Softwareentgelte mit der BWA-Prozentspalte vergleichen.
Wie vermeide ich den doppelten Abzug einer Gutschrift?
Ist die Gutschrift bereits auf dem Softwarekonto gebucht, verwenden Sie dessen Saldo. Nur eine getrennt erfasste Minderung wird zusätzlich abgezogen.
Zählt gekaufte Software dazu?
Nein. Gekaufte Software steht in der Bilanz und wird abgeschrieben. Hier zählen nur laufende Entgelte.
Die Ausgangswerte weiter prüfen
Stellen Sie die laufenden Softwareverträge neben die zugehörigen Konten. Stimmen Sie Wartungsanteile mit den Rechnungen ab, bevor Sie Veränderungen der Quote erklären.