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Summen- und Saldenliste in Excel prüfen
Die Summen- und Saldenliste (SuSa) ist die Liste aller bebuchten Konten mit Eröffnungswert, Soll- und Habenbewegungen und Saldo; in Excel lässt sie sich mit wenigen Summen prüfen. Wer die Summen- und Saldenliste in Excel prüfen will, scheitert selten an der Formel. Meist scheitert es schon beim Öffnen: Umlaute sind kaputt, alles steht in einer Spalte, aus Konto 0420 wird 420, und Beträge sind Text. Danach reichen fünf Formeln, um die häufigsten Fehler zu finden.
Für SKR03 und SKR04 und Excel mit dem Menüpunkt „Daten → Aus Text/CSV“ (Microsoft 365, Excel 2019 und neuer). Stand: November 2026.
Welche Datei Sie brauchen
Geprüft wird die Summen- und Saldenliste mit den Sachkonten und den kumulierten Werten zum Monatsende. Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) gehören nicht dazu: Sie stehen schon in den Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten und würden sonst doppelt zählen. Was die Spalten bedeuten, steht im Beitrag Summen- und Saldenliste lesen.
Aus DATEV gibt es zwei übliche Wege:
- Kanzlei-Rechnungswesen: die Liste öffnen und mit „Liste öffnen mit Excel“ direkt nach Excel geben. Dann ist der Import schon erledigt. Der Saldo steht dort meist als positiver Betrag, und das Vorzeichen in eigenen Spalten „S“ und „H“.
- DATEV Unternehmen online und viele andere Programme: Export als CSV-Datei. Die muss man richtig öffnen, sonst stimmen die Zahlen nicht.
Die CSV-Datei richtig öffnen
Ein Doppelklick auf die CSV-Datei geht oft gut, aber nicht immer. Sicher ist der Weg über Daten → Aus Text/CSV. Dort lassen sich die vier üblichen Fehler vorher abstellen:
| Was man sieht | Ursache | Einstellung |
|---|---|---|
| „Erl�se“ statt „Erlöse“ | falscher Zeichensatz | Dateiursprung „1252: Westeuropäisch (Windows)“ wählen. Ist die Datei als UTF-8 gespeichert, „65001: Unicode (UTF-8)“. |
| alles in Spalte A | falsches Trennzeichen | Trennzeichen „Semikolon“ |
| 0420 wird zu 420 | Kontonummer als Zahl gelesen, führende Null weg | Kontospalte als Datentyp „Text“ |
| Beträge linksbündig oder als Datum | Dezimalkomma und Tausenderpunkt nicht erkannt | Betragsspalten als Dezimalzahl mit Gebietsschema „Deutsch (Deutschland)“ |
Die Datentypen stellt man mit Daten transformieren ein: im Spaltenkopf „Typ ändern“, bei den Beträgen mit Gebietsschema. Danach „Schließen & laden“.
Fünf Formeln, die die häufigsten Fehler finden
Angenommen, ab Zeile 2 stehen in Spalte A das Konto, in B die Beschriftung, in C der Saldo, in D das Kennzeichen S oder H und in E die Habenverkehrszahl kumuliert. Zwei Hilfsspalten machen das Rechnen einfach:
Der Saldo mit Vorzeichen. Steht das Minus schon im Saldo, genügt =C2.
Die Kontonummer als Zahl. Die Kontospalte bleibt Text, damit die Null in 0420 bleibt. Zum Rechnen braucht Excel aber Zahlen: SUMMEWENNS mit „>=8400“ findet in einer Textspalte nichts.
1. Die Summe aller Salden ist null. Soll gleich Haben, über alle Konten:
Steht hier nicht 0, fehlt etwas oder zählt doppelt: Personenkonten neben den Sammelkonten, der noch nicht vorgetragene Vorjahresabschluss, unvollständig vorgetragene Eröffnungswerte oder Beträge, die Excel als Text führt.
2. Keine Beträge als Text. Text zählt in keiner Summe mit und fällt sonst nicht auf:
3. Keine Kontonummer doppelt. Zwischensummen oder zweimal eingefügte Blöcke:
4. Keine Personenkonten. Bei vierstelligen Sachkonten sind Debitoren und Kreditoren mindestens fünfstellig:
Bei Sachkontenlänge 5 hängt DATEV an die Sachkonten eine 0 an, aus 8400 wird 84000. Dann liegt die Grenze bei 100000, und für die Umsatzsteuer rechnet man die Kontonummer durch 10.
5. Die Umsatzsteuer passt zu den Erlösen. Im SKR03 mit 19 %:
Beide Werte sollten höchstens ein paar Prozent auseinanderliegen. Für 7 % gehören die Erlöse 8300 bis 8309 und 8334 zum Steuerkonto 1771. Im SKR04 sind es 4400 bis 4410 mit 3806 und 4300 bis 4309 und 4334 mit 3801. Fernverkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern unter der Schwelle von 10.000 € im Jahr stehen auf eigenen Konten: 8315 mit 1778 (19 %) und 8310 mit 1777 (7 %). Wer solche Umsätze hat, zählt sie in beiden Summen mit. Zu den Erlösen gehören außerdem 8449 (elektronische Dienstleistungen an EU-Privatkunden, Steuer auf 1776) und die unentgeltlichen Wertabgaben mit Umsatzsteuer auf 8910–8947 (nur die Konten mit „19 %“ oder „7 %“ im Namen; Steuer auf 1776 bzw. 1771), etwa die private Nutzung des Firmenwagens. Wichtig ist die Habenverkehrszahl, nicht der Saldo: Der Saldo des Steuerkontos zeigt nur, was nach den Voranmeldungen noch offen ist. Bleibt eine Abweichung, sind die üblichen Gründe steuerfreie Umsätze, Leistungen nach § 13b UStG, Ist-Versteuerung oder ein Erlöskonto mit falschem Steuerschlüssel.
Das Prüfblatt zum Herunterladen
Wer die Formeln nicht selbst aufbauen will, nimmt das Prüfblatt: Kontenrahmen und Sachkontenlänge wählen, die Liste ab Zeile 17 einfügen, und oben stehen die sechs Prüfungen mit „ok“, „prüfen“ oder „Hinweis“. Dazu ein ausgefülltes Beispiel und eine kurze Anleitung. Alle Formeln sind offen, es gibt keine Makros, und die Datei verbindet sich mit nichts. Kostenlos, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.
Prüfblatt Summen- und Saldenliste herunterladen (Excel-Datei, rund 170 KB)
Was Excel nicht prüft
Eine Nullsumme zeigt den rechnerischen Ausgleich der enthaltenen Salden, beweist aber nicht deren Vollständigkeit. Sie zeigt nicht, dass alles an der richtigen Stelle steht: Ein überzogenes Bankkonto, das als negatives Guthaben unter den flüssigen Mitteln bleibt, verdirbt jede Liquiditätskennzahl und lässt die Probe trotzdem aufgehen. Für eine BWA muss außerdem jedes Konto einer Zeile zugeordnet sein. Diese Zuordnung ist die eigentliche Arbeit, und dort entstehen die meisten Fehler in selbst gebauten Auswertungen.
Häufige Fragen
- Warum ergibt die Summe aller Salden nicht null?
- Meist aus einem von vier Gründen: Personenkonten stehen neben ihren Sammelkonten, der Vorjahresabschluss ist noch nicht vorgetragen, die Eröffnungswerte sind nur teilweise vorgetragen, oder einzelne Beträge sind Text. Die ersten beiden sieht man an der Differenz: Sie entspricht den Personenkonten oder dem Vorjahresergebnis.
- Warum braucht die Umsatzsteuerprüfung die Habenverkehrszahl?
- Der Saldo des Umsatzsteuerkontos ist, was nach den gezahlten Voranmeldungen noch offen ist. Die Habenverkehrszahl ist die Summe der Steuer, die im Zeitraum gebucht wurde. Nur sie lässt sich mit den Erlösen vergleichen.
- Warum fehlen die führenden Nullen bei den Kontonummern?
- Excel hat die Kontospalte als Zahl gelesen. Beim Import über „Daten → Aus Text/CSV“ die Spalte als Text einstellen. Zum Rechnen dient dann eine Hilfsspalte mit WERT().
- Geht das auch mit SKR04?
- Ja. Die ersten vier Prüfungen hängen nicht vom Kontenrahmen ab. Für die Umsatzsteuer gelten im SKR04 die Erlöse 4400 bis 4410, 4315 und 4449 mit den Steuerkonten 3806 und 3808 (19 %) und 4300 bis 4309, 4310 und 4334 mit 3801 und 3807 (7 %), dazu die Wertabgaben mit Umsatzsteuer auf 4610–4687.
- Wird die Datei dabei irgendwohin geschickt?
- Nein. Das Prüfblatt ist eine Excel-Datei ohne Makros und ohne Verknüpfungen; es rechnet nur mit dem, was Sie einfügen.
Die ganze Auswertung
Saldenspiegel liest dieselbe Summen- und Saldenliste und macht daraus eine Erfolgsrechnung im Aufbau der DATEV-BWA, eine Bilanzübersicht und zehn Kennzahlen mit Formel. Kontrollen wie Bilanzprobe, Personenkonten und Umsatzsteuerverprobung laufen dort mit, dazu die Zuordnung jedes Kontos. Konten ohne belegte Zeile werden nicht geraten, sondern ausgewiesen.
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