Saldenspiegel › Ratgeber

Forderungsalter auswerten

Eine Altersstruktur ordnet offene Forderungsbeträge nach der verstrichenen Zeit seit dem festgelegten Ausgangsdatum. Hier zählt das Alter seit dem Rechnungsdatum. Die Aufteilung zeigt, welche offenen Beträge aus älteren Rechnungen stammen.

Stand: November 2026.

Formel

Legen Sie zuerst einen gemeinsamen Stichtag fest. Der Rechnungstag zählt hier als Tag null. Jede Rechnung erhält genau eine Altersklasse. Die Klassen dürfen sich weder überschneiden noch Lücken lassen. Ein Alter seit Rechnungsdatum sagt nichts darüber aus, ob eine Zahlung überfällig ist.

Für die Anteile verwenden Sie die noch offenen Restbeträge. Der Zähler enthält die positiven Restbeträge einer Altersklasse. Der Nenner umfasst den gesamten positiven offenen Forderungsbestand derselben Auswahl. Die Prozentbasis ist damit ein Bestand am Stichtag, kein Zeitraumumsatz.

Ist dieser Nenner null, ist der prozentuale Anteil nicht definiert. Die leere Liste wird als fehlender positiver Bestand ausgewiesen. Unzugeordnete Gutschriften und andere negative Posten zeigen Sie getrennt. Eine ungeklärte Verrechnung darf die Altersstruktur nicht verdecken.

Beispiel

Beispiel: Die folgenden Rechnungen und Zahlen sind erfunden. Der gemeinsame Stichtag ist der 03.11.2026. Drei offene Rechnungen bilden den vollständigen positiven Beispielbestand. Die Restbeträge sind einheitlich abgegrenzt und in Euro angegeben.

Die Altersklassen reichen von 0–30 Tagen, von 31–60 Tagen und ab 61 Tagen. Der Zähler jeder Quote ist der jeweilige Klassenbetrag. Alle Prozentanteile sind bezogen auf denselben gesamten positiven offenen Forderungsbestand als Nenner.

Die älteste Gruppe enthält hier nur eine Rechnung. Das Beispiel gewichtet Beträge, nicht die Anzahl der Rechnungen. Eine kleine Rechnung beeinflusst den Betragsanteil weniger als eine große Rechnung. Die zugrunde liegenden Einzelposten bleiben für die weitere Prüfung erhalten.

Woher die Werte kommen

Sie benötigen eine Offene-Posten-Liste außerhalb der Summen- und Saldenliste, kurz SuSa. Sie muss Rechnungskennung, Kundenkennung, Rechnungsdatum und offenen Restbetrag enthalten. Hinzu kommen der Auswertungsstichtag und die berücksichtigten Zahlungseingänge. Die BWA liefert diese Einzelangaben nicht. BWA bedeutet betriebswirtschaftliche Auswertung.

Ordnen Sie Teilzahlungen und bereits zugeordnete Minderungen zunächst der ursprünglichen Rechnung zu. Nur der verbleibende offene Betrag geht in die Rechnung ein. Das ursprüngliche Rechnungsdatum bleibt bei einer Teilzahlung erhalten. Vollständig ausgeglichene Rechnungen gehören nicht mehr zum offenen Bestand.

Prüfen Sie fehlende und zukünftige Rechnungsdaten vor der Einteilung. Solche Posten gehören in eine gesonderte Klärungsliste. Ordnen Sie sie nicht stillschweigend der jüngsten Klasse zu. Solange relevante Angaben fehlen, bleibt die Altersstruktur unvollständig. Zeigen Sie die ungeklärten Beträge neben dem Ergebnis.

Für SKR03 und SKR04 prüfen Sie die Bilanzzuordnung der verwendeten Forderungskonten. Die Kontensalden dienen der Abstimmung, nicht der Altersberechnung. Addieren Sie Debitorenwerte und zugehörige Sammelkonten nicht doppelt. Individuelle Konten werden nach ihrem tatsächlichen Inhalt eingeordnet.

Stimmen Sie positive Restforderungen und getrennte Verrechnungsposten gemeinsam gegen den passend abgegrenzten SuSa-Bestand ab. Eine Differenz kann aus Buchungsstand, Auswahl oder Zuordnung entstehen. Notieren Sie jede Abweichung mit Betrag und Ursache. Eine ungeklärte Differenz wird nicht durch eine zusätzliche Ausgleichsrechnung verdeckt.

Worauf Sie unterjährig achten sollten

Die Altersstruktur ist eine Stichtagsbetrachtung. Rechnen Sie die Bestände und ihre Anteile nicht auf ein Jahr hoch. Verwenden Sie für Vergleiche dieselben Auswahlregeln und Altersklassen. Ein anderer Stichtag verändert bereits durch den Zeitablauf die Klassenzuordnung.

Ein sinkender Anteil alter Forderungen muss keinen Zahlungseingang bedeuten. Viele neue Rechnungen können den Nenner vergrößern. Betrachten Sie deshalb neben den Anteilen die absoluten Beträge jeder Klasse. Verfolgen Sie zusätzlich, welche bisherigen Einzelposten noch offen sind.

Eine Teilzahlung verkleinert den Restbetrag innerhalb seiner Altersklasse. Neue Rechnungen desselben Kunden erhalten ihr eigenes Rechnungsdatum. Fassen Sie diese Rechnungen nicht unter einem durchschnittlichen Datum zusammen. Sonst verschwinden alte Posten hinter jüngeren Geschäftsvorgängen.

Das Debitorenziel verdichtet Forderungen und Umsatz zu einer rechnerischen Zeitgröße. Die Altersstruktur beschreibt dagegen einzelne offene Rechnungen. Beide Betrachtungen beantworten unterschiedliche Fragen. Ergänzen Sie für die Zahlungsplanung gesonderte Erwartungen zu den konkreten Zahlungseingängen. Das Alter allein liefert keinen erwarteten Zahlungstag.

Häufige Fragen

Ist eine alte Rechnung automatisch überfällig?

Das Alter wird hier seit Rechnungsdatum gezählt. Für eine Aussage zur Überfälligkeit wären zusätzliche Angaben erforderlich. Die Altersklasse allein reicht dafür nicht.

Ändert eine Teilzahlung das Rechnungsalter?

Eine zugeordnete Teilzahlung mindert den offenen Restbetrag. Das ursprüngliche Rechnungsdatum bleibt hier bestehen. Die Rechnung wechselt deshalb nicht allein durch die Zahlung ihre Altersgrundlage.

Was passiert mit einem fehlenden Rechnungsdatum?

Der Posten bleibt in einer gesonderten Klärungsliste. Sein Betrag wird ausdrücklich gezeigt. Eine vollständige Altersstruktur lässt sich erst nach Klärung dieser Angabe berechnen.

Zeigt die BWA die Altersklassen?

Die BWA enthält keine vollständige Einzelpostenliste mit Rechnungsdaten. Nutzen Sie dafür die Offene-Posten-Liste. Die SuSa hilft bei der Abstimmung des zugehörigen Forderungsbestands.

Verwandte Ratgeber

• Debitorenziel berechnen
• Liquiditätsplan für 13 Wochen
• Kundenkonzentration auswerten
• Abstand zwischen Fertigstellung und Rechnung auswerten